Számlázás Írországban - 2. rész

2. rész: A bevételek nyilvántartása

Mint azt előző posztunkban is írtuk, Írországban nyilvántartási kötelezettség van, nem pedig számlaadási. Ez azt jelenti, hogy valahogy, kb akárhogy, de hitlelt érdemlően nyilván kell tudni tartani, hogy milyen tranzakciók történtek a cégben.

A számlaadási kötelezettség hiányából 2 nagyon fontos dolog (is) következik:

1, Írországban nincsenek álruhás adóellenőrök, mivel nem kötelező számlát adni, így nincs is min rajtakapni a vállalkozókat

2, Nem kötelező a pénztárgép használata sem, nagyon sok kisvállalkozás nem is használ ilyet.

Mivel tudjuk tehát bizonyítani a bevételünket?

1, számla, blokk stb

Bár nem kötelező, de létezik, használható, ha az ügyfél kér ilyet, illik neki adni.

Nincs kötelező formátuma, sőt, több éves fennállásunk óta gagyibbnál gagyibb változatokkal sikerült már találkoznunk: pl valami jegyzetfüzetféle sarkát kézzel letépték (nem, nem élezték le előtte, csak úgy lazán letéptek egy darabot) és ráírták tolal hogy “Fish €32” azaz “hal €32” és ennyi, nem több, amikor egyik éttermes ügyfelünk a biopiacon halat vásárolt és az étterem részére próbált meg számlát kérni... Mi utólag kézzel ráírtuk a fecni túloldalára, hogy ki volt az „elkövető” (azaz a kiállító) hogy egy esetlges vizsgálat esetén melyik jómadárhoz tudjuk majd küldeni a revizorokat, de eddig még szerencsére nem volt rá szükség.

Számlatömb (Invoice book)

Nyomtatványboltban, könyvesboltban (pl az Easons-ben), az interneten stb lehet kapni. Jobb helyeken 2 féle változata van: áfára regisztrált és áfára nem regisztrált vállalkozásoknak. Értelem szerűen az egyikben van áfa oszlop, a másikban nincs. 
 

A magyarországi gyakorlattal ellentétben bárki bármennyit vehet belőle, nem kell a vállalkozás létezését igazolni. A számlatömb pár Euróba kerül, és minden egyes számlatömb 1-től akármeddig van számozva, attól függően, hogy hány oldal van benne. Tehát ha veszek 5 db számlatömböt, akkor ki tudok állítani 5 db 1-es számú számlát... Igen, valóban. Bár a könnyebb követhetőség kedvéért mi javasoljuk, hogy addig ne kezdjenek bele az újba, amíg az előzőt nem írták tele, de ha pl teljesen életszerűen valaki 3 piacon árul pékárut, és minden egyes standra bedob egy-egy (amúgy teljesen egyforma kinézetű és számozású) számlatömböt, az errefele teljesen rendben van.

A kézzel írós számlatömbökben tipikusan 2-3 oldalas egy számla, a legfelső eredetit kell az ügyfélnek adni, a másik 1-2 másolat pedig megy a könyvelésbe. Legalább a dátumot és a végösszeget írjuk rá. Szerencsés esetben azt is, hogy mit adtunk el, ez még a jótálláshoz, raktárkészlethez stb fontos információ lehet. De ha véletlenül lemaradt, akkor lemaradt.
 

A kézzel írós számlatömb olyan vállalkozások számára lehet praktikus, akik nem tudnak vagy nem akarnak számítógéppel “bajlódni” és nyomtatott számlát kiállítani, csak gyorsan valamit az ügyfél kezébe nyomni, ha blokkot kér pl. műkörmösök, piaci árusok stb.

Pénztárgép

Nem kötelező, sokba kerül, többször nincs mint van. Sok sikert hozzá.

Nyomtatott számla (Invoice)

Aki szeretne (és tud) használhat számítógépes számlázó programot is, de sok cég van, aki számítógépen tervez magának számlát. Mivel nincs számlaadási kötelezettség, így nincs kötelező formátum se és kötelező számlázó program se. 
 

Van olyan ügyfelünk, aki írt magának számlázó programot (igen, programozó az illető) de sokan Word dokumentumban csinálnak egy alap sablont és azt szabják személyre az ügyfélnek.

Hogy milyen adatnak kell rajta lenni, azt inkább a logika és a praktikum határozza meg, de célszerű ráírni, hogy kitől, kinek, mikor, mit és mennyiért. Áfa adatok, ha a kiállító vállalkozás áfára regisztrált.

A számozást valahol el kell kezdeni, és utána egyesével folytatni. Ez lehet, 1, 2, 3, 4, 5... de lehet 42653, 42654, 42655 stb. A kiállított számlából egy példányt meg kell tartani a könyveléshez. Ez gyakorlatilag általában úgy néz ki, hogy van a sablon Word-ben, személyre szabják az adott ügyfélnek, majd vagy kinyomtatnak egyet belőle vagy elmentik PDF-ben és emailben küldik meg az ügyfélnek. Szintén vagy egy kinyomtatott vagy egy PDF verziót meg kell tartani a könyveléshez. 
 

Azoknak az ügyfeleknek, akik nálunk rendelnek cégalapítást vagy egyéni vállalkozói regisztrációt, mi küldünk egy sablon / mintaszámlát kiinduló pontnak, amit aztán átdizájnolhatnak a saját ízlésükre. De tényleg kb bármilyen formátum használható. 
 

Pecsét, aláírás stb dekorációs elemnek használható de nem kötelező.

2, Bankszámlakivonat

Ha bármilyen okból kifolyólag (kártyás fizetés, online vásárlás, közvetlen utalás, stb) egy bevétel megjelenik a válallkozás bankszámláján, az máris teljes mértékben megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek.

Kártyás fizetés

A kártyaolvasó terminál praktikus megoldás lehet mind a fix hellyel rendelkező (üzletek, éttermek stb) mind pedig a mozgó vállalkozások (mobil masszőr, vásári árusok stb) számára.

Kártyaolvasót lehet igényelni az ír bankoktól és magán cégektől is. A tapasztalat szerint a bankok a legdrágábbak és a legnehézkesebbek ez ügyben.

Bár mi nem használunk kártyaolvasót, de ügyfeleinktől a sumup.ie kártyaolvasóról hallottuk a legtöbb jót, mind az eladó, mind pedig a vevő szempontjából talán ők a legfelhasználóbarátabbak. (Nem kapunk jutalékot az ajánlásért.)

Online fizetés

Ha az Ön vállalkozása valamilyen webshop-ot üzemeltet, akkor használhat különböző fizetési felületeket, pl Paypal vagy kártyás fizetés. Gyakorlatilag minden digitáslis fizető felületben van listázási funkció, ami évekre visszamenőleg nyilvántartja a beérkező bevételeket, ezért bármelyik ilyen jellegű programot bátran használhatja. Miután valaki digitálisan fizetett Önnek, ez már alapból megfelel az Ön nyilvántartási kötelezettségének, így külön számlát, akár emailben, akár papíron elvileg már nem szükséges kiállítani. 

Gyakorlatilag a legtöbb ilyen jellgű programban beállítható az automatikus email számlaküldés. Szép és praktikus, de nem kötelező.

Online fizetési felületekben szintén a bankok a legmacerásabbak. Mivel a mi honlapunk (www.cegalapitasirorszagban.info) is webshop alapon fut, ügyfeleink visszajelzése alapján mi a Stripe-ot választottuk (https://stripe.com/ie) és évek óta elégedettek vagyunk velük. (Bár tőlük se kapunk jutalékot az ajánlásért.)

Közvetlen utalás

Amennyiben ügyfele közvetlenül bankszámláról bankszámlára utal, az is teljesen megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek, további digitális, papír vagy bármilyen egyéb számlát kiállítani nem szükséges.

3, Kockás füzet a.k.a. excel tábla + a bemondásos bevallás

Mint a fentiekből is látszik, több helyről, több különböző úton-módon érkezhet a vállalkozásba a bevétel. Bár alapvetően a fentiek mindegyike megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek, a könnyebb átláthatóság érdekében mi nagyon-nagyon javasoljuk, hogy mindezt vezessék egy összesített felületen. Ez lehet excel tábla vagy szó szerint a kockás füzet, de valamilyen közös felület, ahova menet közben mindig beírják a különböző helyről érkező bevételeket. Ez jelentős mértékben megkönnyíti a könyvelést és a Kedves Vállalkozó is könnyebben át tudja tekinteni, hogy hogy áll a vállalkozása...

Mi minden könyvelési ügyfelünknek küldünk egy "pénzügyi napló" nevű excel táblázatot, ahol a kimenő / bejövő tranzakciókat lehet nyilvántartani, de bárki készíthet magának hasonlót.

Mint a “Számlázás Írországban – 1. rész”-ben írtuk, leszenk olyan készpénzes kiadások, amikről nincs számla és gyakorlatilag semmi nyomuk nincs, mégis bemondásos alapon elszámolhatók. Hasonló lehet a helyzet sok készpénzes bevétellel is, főleg olyan területeken, ahol semmilyen számlaadás nem praktikus. Ilyen lehet pl ha valaki piacon árul, mondjuk péksütiket. Napi kismillió tranzakció, kp-ben, nem praktikus se leállni és mindenkinek kézzel pár eurós blokkot irogatni, számítógéppel nyomtatni meg főleg nem. Különben se kér senki blokkot egy €2-s sütiről... Ilyen vállalkozásoknál a gyakorlat úgy szokott kinézni, hogy reggel megszámoljuk mennyi van a pénzes dobozban (vagy zacsiban, vagy kinek mi), zárás után mennyi van ugyanott, a kettő közötti különbség pedig a napi bevétel. Na ezt az összeget kell vezetni az excel táblázatban vagy a kockás füzetben.

Természetesen mindezt a józan ész keretein belül: ha a könyvelés szerint múlt hónapban keresett €1000-t a péksütikkel majd begurul a piacra a Bentely-vel, akkor nyilván számíthat néhány keresztkérdésre az ír adóhivatal (egyébként általában nagyon kedves és segítőkész) munkatársaitól...

Néhány további megjegyzés:

• Nem győzzük eléggé hangsúlyozni, hogy mind a kiadásokat, mind pedig a bevételeket próbálják meg egy közös, összesített felületen vezetni, a kimenő-bejövő tranzakciókat pedig minél előbb rögzíteni. Főleg a kezdő vállalkozók (egyik) legfőbb kihívása az adminisztráció, „hej, ráérünk arra még”, aztán amikor eljön a bevallás ideje, akkor lehet kapkodni meg fejvakarni, hogy na akkor mi is volt meg honnan is kéne összeszedegetni...
• Írországban nincsenek álruhás adóellenőrök, nem szükséges pénztárgép és sokan sok helyen nem adnak se blokkot se számlát. És láss csodát: a bemondásos bevallás itt mégis működik.
• A fentiek akkor is érvényesek, ha írországi vállalkozása áfára regisztrált. Nagyon fontos azonban, hogy a számla adásától vagy nem adásától függetlenül a bejövő áfa tartalmat mindenképp nyilván kell tartani! Ennek legegyszerűbb módja az áfás számla kiállítása, hisz abból egyértelműen látszik az áfa kulcs és az áfa összege, ezért áfára regisztrált vállalkozás esetén mi mindenképp javasoljuk, hogy „szokjanak rá” a számla kiállítására!

* * * * *

Minket pedig továbbra is megtalálnak honlapunkon keresztül: www.cegalapitasirorszagban.info

Számlázás Írországban - 1. rész

Írországban nyilvántartási kötelezettség van, nem pedig számlaadási. Ez azt jelenti, hogy valahogy, kb  mindegy hogy, de nyilván kell tudni tartani, hogy milyen tranzakciók történtek a cég életében.

1. rész: A kiadások nyilvántartása

1, számla, blokk stb

Talán a legegyszerűbb és legközismertebb. Nem kell, hogy a cég nevére szóljon, a "Kérem írjon egy áfás számlát a cégem nevére" mondat Írországban leginkább felejtő... A sima, senki nevére nem szóló blokkot ha elteszi, az teljesen jó.

Ne várja automatikusan, mert nem az: mivel nem kötelező adni, sok helyen idő- és költségtakarékosságból nem nyomtatják ki, és ez itt, Írországban teljesen normális és legális.

A fentiekből következik, hogy a pénztárgép se kötelező Írországban, sok kisvállalkozásnak nincs is, így a mindenféle kézzel írott ficni-fecni, blokkocska, sajtpapír és társai is mind megfelelőek, csak legyen rajta hogy kitől, mikor, mit és mennyiért.

Kicsit komplikáltabb a helyzet, ha írországi vállalkozása áfára regisztrált, ez esetben az áfát csak olyan vásárlás után tudja majd visszaigényleni, ahol:
A, a számla a cég vagy egyéni vállalkozó teljes és pontos nevére szól, továbbá
B, pontosan fel van tüntetve, hogy mennyi volt az áfa kulcs és mennyi a pontos áfa tartalom.
Ha bármelyik a fenti A és B pontok közül hiányzik, vagy nem teljes, pontatlan stb, akkor az adott vásárlás után az áfát sajnos nem fogja tudni visszaigényelni, bár költségként a teljes összeg elszámolható.

A "Kérem írjon egy áfás számlát a cégem nevére" itteni megfelelője kb "I need a VAT detailed invoice for my business, please" de ne lepődjön meg, ha ennek a mondatnak a hallatára sok helyen (még a nagy, multi cégek esetén is) fejvakarva fut össze a teljes ügyfélszolgálat, hogy akkor most vajon mit és hogy is kéne csinálni... Lényeg az, hogy mielőtt távozik a helyszínről, mindenképp győződjön meg róla, hogy a kiállított akármi megfelel a fenti A és B pontoknak.

2, Bankszámlakivonat

Amennyiben bankkártyával vagy utalással fizet, akkor a tranzakció meg fog jelenni a bankszámla kivonaton. 

Ha pl egy másik cégnek fizet banki utalással, akkor ez már megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek. Nyilván minél több irányból alá tudja támasztani a tranzakciót, annál jobb. Pl ha kap számlát arról, hogy mit rendelt vagy az emailezésből kiderül, az mégjobb, de ha semmi egyéb nyoma nincs, "csak" a bakszámlakivonat, az már megfelelő.

A bankszámlakivonat szintén hasznos lehet, ha pl kártyával fizetett valamiért de vagy nem kapott, vagy elhagyta a blokkot. Ez esetben a bankszámlakivonattal "mégis" lehet igazolni a tranzakciót. Nem a legideálisabb, mivel pl ha csak annyi látszik hogy "Tesco €80" az lehett kenyér, zokni, zománcozott lábos vagy nyomtató is, és nem biztos, hogy a felsoroltak mindegyike elszámolható költségként, de kiindulási alapnak jó, és egy vizsgálat esetén a Tesco nyilvántartásából úgy is le tudják kérdezni, hogy pontosan mi volt a vásárlás.

Fontos kiemelni, mint már fentebb említettük, hogy ha áfát szeretne visszaigényelni, akkor a fenti A és B pontoknak pontosan meg kell tudni felelni, egy bankszámlakivonatból ezek az adatok pedig nem lesznek kiolvashatók. A bankszámlakivonat tehát megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek, de áfa visszaigénylésre nem lesz alkalmas.

3, Email visszaigazolás

Ha online vásárol valamit, a legtöbb webshop emailben fog visszaigazolást küldeni a tranzakcióról. És az írországi webshopok, 99%-a kizárólag csak email visszaigazolást fog küldeni. Termékvásárlás esetén még néha van, aki bedob egy papír számlát a csomagba, de online szolgáltatás vásárlása esetén szinte senki nem fog papír számlát postázgatni.
Az email visszaigazolás alapvetően jó és elegendő, ráadásul ha megfelel a fenti A és B pontoknak, akkor áfát is vissza lehet vele igényelni.

4, Kockás füzet a.k.a. excel tábla

Előfordulhat néhány olyan, kivételes eset is a vállalkozás életében, amikor az ég egy adta világon semmi, de semmi nyoma nem lesz a tranzakciónak, és mégis van rá mód, hogy elszámoljuk.
Ha pl Ön építkezési vállalkozó és a használt piacon egy magánembertől készpénzben vásárol egy használt fúrót, akkor annak semmi nyoma nem tud lenni: magán ember nem tud és nem is állíthat ki számlát, hiszen nem vállalkozó és magán emberként valószínűleg kártya olvasó terminállal se fog rendelkezni. Tehát nincs blokk, a kp-nek pedig nincs nyoma. 

Mi minden könyvelési ügyfelünknek küldünk egy "pénzügyi napló" nevű excel táblázatot, ahol a kimenő / bejövő tranzakciókat lehet nyilvántartani. Ebbe az excel táblázatba lehet bevezetni a fenti tranzakciót, és így ebben a formában elszámolhatóvá tenni.

Néhány idevonatkozó megjegyzés:
- Fontos, hogy a fentihez hasonló tranzakciókat minél hamarabb bevezessék a pénzügyi naplóba, mivel a "hűűűű, jut eszembe, tavaly májusban volt egy fúró azon a hogyishívják piacon, izé, már nem emlékszem mennyiért" sajnos nem elszámolható.
- Ne lógjon ki a lóláb: a "minden nap veszek 3 fúrót készpénzért számla nélkül" vagy  a "vettem egy raklap fúrót de nem kaptam számlát" szintén nem elszámolhatók.
- A mi pénzügyi napló excel táblánk nem etalon és nem a hivatalosan előírt kötelező verzió (mivel ilyen nincs). Ez mindössze egy, a hosszú évek tapasztalata által kialakított nyilvántartási segédeszköz. Ha Ön tud jobbat, a saját maga számára könnyebben kezelhető változatot csinálni vagy ténylegesen egy kockás füzetben vezeti a tranzakciókat, bátran tegyen úgy, a nyilvántartási kötelezetettségnek jó eséllyel az is tökéletesen meg fog tudni felelni.

* * * * *

A bevételek igazolását a poszt 2. részében fogjuk részletezni, hamarosan az is elérhető lesz itt a blogban.

Minket addig is megtalálnak honlapunkon keresztül: www.cegalapitasirorszagban.info