1.
rész: A kiadások nyilvántartása
1, számla, blokk stb
Talán a legegyszerűbb és legközismertebb. Nem kell, hogy a cég nevére szóljon, a "Kérem írjon egy áfás számlát a cégem nevére" mondat Írországban leginkább felejtő... A sima, senki nevére nem szóló blokkot ha elteszi, az teljesen jó.
Ne várja automatikusan, mert nem az: mivel nem kötelező adni, sok helyen idő- és költségtakarékosságból nem nyomtatják ki, és ez itt, Írországban teljesen normális és legális.
A fentiekből következik, hogy a pénztárgép se kötelező Írországban, sok kisvállalkozásnak nincs is, így a mindenféle kézzel írott ficni-fecni, blokkocska, sajtpapír és társai is mind megfelelőek, csak legyen rajta hogy kitől, mikor, mit és mennyiért.
Kicsit komplikáltabb a helyzet, ha írországi vállalkozása áfára regisztrált, ez esetben az áfát csak olyan vásárlás után tudja majd visszaigényleni, ahol:
A, a számla a cég vagy egyéni vállalkozó teljes és pontos nevére szól, továbbá
B, pontosan fel van tüntetve, hogy mennyi volt az áfa kulcs és mennyi a pontos áfa tartalom.
Ha bármelyik a fenti A és B pontok közül hiányzik, vagy nem teljes, pontatlan stb, akkor az adott vásárlás után az áfát sajnos nem fogja tudni visszaigényelni, bár költségként a teljes összeg elszámolható.
A "Kérem írjon egy áfás számlát a cégem nevére" itteni megfelelője kb "I need a VAT detailed invoice for my business, please" de ne lepődjön meg, ha ennek a mondatnak a hallatára sok helyen (még a nagy, multi cégek esetén is) fejvakarva fut össze a teljes ügyfélszolgálat, hogy akkor most vajon mit és hogy is kéne csinálni... Lényeg az, hogy mielőtt távozik a helyszínről, mindenképp győződjön meg róla, hogy a kiállított akármi megfelel a fenti A és B pontoknak.
2, Bankszámlakivonat
Amennyiben bankkártyával vagy utalással fizet, akkor a tranzakció meg fog jelenni a bankszámla kivonaton.
Ha pl egy másik cégnek fizet banki utalással, akkor ez már megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek. Nyilván minél több irányból alá tudja támasztani a tranzakciót, annál jobb. Pl ha kap számlát arról, hogy mit rendelt vagy az emailezésből kiderül, az mégjobb, de ha semmi egyéb nyoma nincs, "csak" a bakszámlakivonat, az már megfelelő.
A bankszámlakivonat szintén hasznos lehet, ha pl kártyával fizetett valamiért de vagy nem kapott, vagy elhagyta a blokkot. Ez esetben a bankszámlakivonattal "mégis" lehet igazolni a tranzakciót. Nem a legideálisabb, mivel pl ha csak annyi látszik hogy "Tesco €80" az lehett kenyér, zokni, zománcozott lábos vagy nyomtató is, és nem biztos, hogy a felsoroltak mindegyike elszámolható költségként, de kiindulási alapnak jó, és egy vizsgálat esetén a Tesco nyilvántartásából úgy is le tudják kérdezni, hogy pontosan mi volt a vásárlás.
Fontos kiemelni, mint már fentebb említettük, hogy ha áfát szeretne visszaigényelni, akkor a fenti A és B pontoknak pontosan meg kell tudni felelni, egy bankszámlakivonatból ezek az adatok pedig nem lesznek kiolvashatók. A bankszámlakivonat tehát megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek, de áfa visszaigénylésre nem lesz alkalmas.
3, Email visszaigazolás
Ha online vásárol valamit, a legtöbb webshop emailben fog visszaigazolást küldeni a tranzakcióról. És az írországi webshopok, 99%-a kizárólag csak email visszaigazolást fog küldeni. Termékvásárlás esetén még néha van, aki bedob egy papír számlát a csomagba, de online szolgáltatás vásárlása esetén szinte senki nem fog papír számlát postázgatni.
Az email visszaigazolás alapvetően jó és elegendő, ráadásul ha megfelel a fenti A és B pontoknak, akkor áfát is vissza lehet vele igényelni.
4, Kockás füzet a.k.a. excel tábla
Előfordulhat néhány olyan, kivételes eset is a vállalkozás életében, amikor az ég egy adta világon semmi, de semmi nyoma nem lesz a tranzakciónak, és mégis van rá mód, hogy elszámoljuk.
Ha pl Ön építkezési vállalkozó és a használt piacon egy magánembertől készpénzben vásárol egy használt fúrót, akkor annak semmi nyoma nem tud lenni: magán ember nem tud és nem is állíthat ki számlát, hiszen nem vállalkozó és magán emberként valószínűleg kártya olvasó terminállal se fog rendelkezni. Tehát nincs blokk, a kp-nek pedig nincs nyoma.
Mi minden könyvelési ügyfelünknek küldünk egy "pénzügyi napló" nevű excel táblázatot, ahol a kimenő / bejövő tranzakciókat lehet nyilvántartani. Ebbe az excel táblázatba lehet bevezetni a fenti tranzakciót, és így ebben a formában elszámolhatóvá tenni.
Néhány idevonatkozó megjegyzés:
- Fontos, hogy a fentihez hasonló tranzakciókat minél hamarabb bevezessék a pénzügyi naplóba, mivel a "hűűűű, jut eszembe, tavaly májusban volt egy fúró azon a hogyishívják piacon, izé, már nem emlékszem mennyiért" sajnos nem elszámolható.
- Ne lógjon ki a lóláb: a "minden nap veszek 3 fúrót készpénzért számla nélkül" vagy a "vettem egy raklap fúrót de nem kaptam számlát" szintén nem elszámolhatók.
- A mi pénzügyi napló excel táblánk nem etalon és nem a hivatalosan előírt kötelező verzió (mivel ilyen nincs). Ez mindössze egy, a hosszú évek tapasztalata által kialakított nyilvántartási segédeszköz. Ha Ön tud jobbat, a saját maga számára könnyebben kezelhető változatot csinálni vagy ténylegesen egy kockás füzetben vezeti a tranzakciókat, bátran tegyen úgy, a nyilvántartási kötelezetettségnek jó eséllyel az is tökéletesen meg fog tudni felelni.
* * * *
*
A bevételek igazolását a poszt 2. részében fogjuk részletezni, hamarosan az is elérhető lesz itt a blogban.
Minket addig is megtalálnak honlapunkon keresztül: www.cegalapitasirorszagban.info
