2.
rész: A bevételek nyilvántartása
Mint azt előző posztunkban is írtuk, Írországban nyilvántartási kötelezettség van, nem pedig számlaadási. Ez azt jelenti, hogy valahogy, kb akárhogy, de hitlelt érdemlően nyilván kell tudni tartani, hogy milyen tranzakciók történtek a cégben.
A
számlaadási kötelezettség hiányából 2 nagyon fontos dolog (is)
következik:
1,
Írországban nincsenek álruhás adóellenőrök, mivel nem kötelező
számlát adni, így nincs is min rajtakapni a vállalkozókat
2, Nem
kötelező a pénztárgép használata sem, nagyon sok kisvállalkozás
nem is használ ilyet.
Mivel
tudjuk tehát bizonyítani a bevételünket?
1, számla, blokk stb
Bár
nem kötelező, de létezik, használható, ha az ügyfél kér
ilyet, illik neki adni.
Nincs
kötelező formátuma, sőt, több éves fennállásunk óta
gagyibbnál gagyibb változatokkal sikerült már találkoznunk: pl
valami jegyzetfüzetféle sarkát kézzel letépték (nem, nem
élezték le előtte, csak úgy lazán letéptek egy darabot) és
ráírták tolal hogy “Fish €32” azaz “hal €32” és
ennyi, nem több, amikor egyik éttermes ügyfelünk a biopiacon
halat vásárolt és az étterem részére próbált meg számlát
kérni... Mi utólag kézzel ráírtuk a fecni túloldalára, hogy ki
volt az „elkövető” (azaz a kiállító) hogy egy esetlges
vizsgálat esetén melyik jómadárhoz tudjuk majd küldeni a
revizorokat, de eddig még szerencsére nem volt rá szükség.
Számlatömb
(Invoice book)
Nyomtatványboltban,
könyvesboltban (pl az Easons-ben), az interneten stb lehet kapni.
Jobb helyeken 2 féle változata van: áfára regisztrált és áfára
nem regisztrált vállalkozásoknak. Értelem szerűen az egyikben
van áfa oszlop, a másikban nincs.
A
magyarországi gyakorlattal ellentétben bárki bármennyit vehet
belőle, nem kell a vállalkozás létezését igazolni. A számlatömb
pár Euróba kerül, és minden egyes számlatömb 1-től akármeddig
van számozva, attól függően, hogy hány oldal van benne. Tehát
ha veszek 5 db számlatömböt, akkor ki tudok állítani 5 db 1-es
számú számlát... Igen, valóban. Bár a könnyebb követhetőség
kedvéért mi javasoljuk, hogy addig ne kezdjenek bele az újba, amíg
az előzőt nem írták tele, de ha pl teljesen életszerűen valaki
3 piacon árul pékárut, és minden egyes standra bedob egy-egy
(amúgy teljesen egyforma kinézetű és számozású) számlatömböt,
az errefele teljesen rendben van.
A
kézzel írós számlatömbökben tipikusan 2-3 oldalas egy számla,
a legfelső eredetit kell az ügyfélnek adni, a másik 1-2 másolat
pedig megy a könyvelésbe. Legalább a dátumot és a végösszeget
írjuk rá. Szerencsés esetben azt is, hogy mit adtunk el, ez még a
jótálláshoz, raktárkészlethez stb fontos információ lehet. De
ha véletlenül lemaradt, akkor lemaradt.
A
kézzel írós számlatömb olyan vállalkozások számára lehet
praktikus, akik nem tudnak vagy nem akarnak számítógéppel
“bajlódni” és nyomtatott számlát kiállítani, csak gyorsan
valamit az ügyfél kezébe nyomni, ha blokkot kér pl. műkörmösök,
piaci árusok stb.
Pénztárgép
Nem
kötelező, sokba kerül, többször nincs mint van. Sok sikert
hozzá.
Nyomtatott
számla (Invoice)
Aki
szeretne (és tud) használhat számítógépes számlázó programot
is, de sok cég van, aki számítógépen tervez magának számlát.
Mivel nincs számlaadási kötelezettség, így nincs kötelező
formátum se és kötelező számlázó program se.
Van
olyan ügyfelünk, aki írt magának számlázó programot (igen,
programozó az illető) de sokan Word dokumentumban csinálnak egy
alap sablont és azt szabják személyre az ügyfélnek.
Hogy
milyen adatnak kell rajta lenni, azt inkább a logika és a praktikum
határozza meg, de célszerű ráírni, hogy kitől, kinek, mikor,
mit és mennyiért. Áfa adatok, ha a kiállító vállalkozás áfára
regisztrált.
A
számozást valahol el kell kezdeni, és utána egyesével folytatni.
Ez lehet, 1, 2, 3, 4, 5... de lehet 42653, 42654, 42655 stb. A
kiállított számlából egy példányt meg kell tartani a
könyveléshez. Ez gyakorlatilag általában úgy néz ki, hogy van a
sablon Word-ben, személyre szabják az adott ügyfélnek, majd vagy
kinyomtatnak egyet belőle vagy elmentik PDF-ben és emailben küldik
meg az ügyfélnek. Szintén vagy egy kinyomtatott vagy egy PDF
verziót meg kell tartani a könyveléshez.
Azoknak
az ügyfeleknek, akik nálunk rendelnek cégalapítást vagy egyéni
vállalkozói regisztrációt, mi küldünk egy sablon / mintaszámlát
kiinduló pontnak, amit aztán átdizájnolhatnak a saját ízlésükre.
De tényleg kb bármilyen formátum használható.
Pecsét,
aláírás stb dekorációs elemnek használható de nem kötelező.
2, Bankszámlakivonat
Ha
bármilyen okból kifolyólag (kártyás fizetés, online vásárlás,
közvetlen utalás, stb) egy bevétel megjelenik a válallkozás
bankszámláján, az máris teljes mértékben megfelel a
nyilvántartási kötelezettségnek.
Kártyás
fizetés
A
kártyaolvasó terminál praktikus megoldás lehet mind a fix hellyel
rendelkező (üzletek, éttermek stb) mind pedig a mozgó
vállalkozások (mobil masszőr, vásári árusok stb) számára.
Kártyaolvasót
lehet igényelni az ír bankoktól és magán cégektől is. A
tapasztalat szerint a bankok a legdrágábbak és a legnehézkesebbek
ez ügyben.
Bár mi
nem használunk kártyaolvasót, de ügyfeleinktől a sumup.ie
kártyaolvasóról hallottuk a legtöbb jót, mind az eladó, mind
pedig a vevő szempontjából talán ők a legfelhasználóbarátabbak.
(Nem kapunk jutalékot az ajánlásért.)
Online
fizetés
Ha az
Ön vállalkozása valamilyen webshop-ot üzemeltet, akkor használhat
különböző fizetési felületeket, pl Paypal vagy kártyás
fizetés. Gyakorlatilag minden digitáslis fizető felületben van
listázási funkció, ami évekre visszamenőleg nyilvántartja a
beérkező bevételeket, ezért bármelyik ilyen jellegű programot
bátran használhatja. Miután valaki digitálisan fizetett Önnek,
ez már alapból megfelel az Ön nyilvántartási kötelezettségének,
így külön számlát, akár emailben, akár papíron elvileg már
nem szükséges kiállítani.
Gyakorlatilag a legtöbb ilyen jellgű programban beállítható az automatikus email számlaküldés. Szép és praktikus, de nem kötelező.
Online
fizetési felületekben szintén a bankok a legmacerásabbak. Mivel a
mi honlapunk (www.cegalapitasirorszagban.info)
is webshop alapon fut, ügyfeleink visszajelzése alapján mi a
Stripe-ot választottuk (https://stripe.com/ie)
és évek óta elégedettek vagyunk velük. (Bár tőlük se kapunk
jutalékot az ajánlásért.)Gyakorlatilag a legtöbb ilyen jellgű programban beállítható az automatikus email számlaküldés. Szép és praktikus, de nem kötelező.
Közvetlen
utalás
Amennyiben
ügyfele közvetlenül bankszámláról bankszámlára utal, az is
teljesen megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek, további
digitális, papír vagy bármilyen egyéb számlát kiállítani nem
szükséges.
3,
Kockás füzet a.k.a. excel tábla + a bemondásos bevallás
Mint a
fentiekből is látszik, több helyről, több különböző
úton-módon érkezhet a vállalkozásba a bevétel. Bár alapvetően
a fentiek mindegyike megfelel a nyilvántartási kötelezettségnek,
a könnyebb átláthatóság érdekében mi nagyon-nagyon javasoljuk,
hogy mindezt vezessék egy összesített felületen. Ez lehet excel
tábla vagy szó szerint a kockás füzet, de valamilyen közös
felület, ahova menet közben mindig beírják a különböző
helyről érkező bevételeket. Ez jelentős mértékben megkönnyíti
a könyvelést és a Kedves Vállalkozó is könnyebben át tudja
tekinteni, hogy hogy áll a vállalkozása...
Mi
minden könyvelési ügyfelünknek küldünk egy "pénzügyi
napló" nevű excel táblázatot, ahol a kimenő / bejövő
tranzakciókat lehet nyilvántartani, de bárki készíthet magának
hasonlót.
Mint a
“Számlázás Írországban – 1. rész”-ben írtuk, leszenk
olyan készpénzes kiadások, amikről nincs számla és
gyakorlatilag semmi nyomuk nincs, mégis bemondásos alapon
elszámolhatók. Hasonló lehet a helyzet sok készpénzes bevétellel
is, főleg olyan területeken, ahol semmilyen számlaadás nem
praktikus. Ilyen lehet pl ha valaki piacon árul, mondjuk péksütiket.
Napi kismillió tranzakció, kp-ben, nem praktikus se leállni és
mindenkinek kézzel pár eurós blokkot irogatni, számítógéppel
nyomtatni meg főleg nem. Különben se kér senki blokkot egy €2-s
sütiről... Ilyen vállalkozásoknál a gyakorlat úgy szokott
kinézni, hogy reggel megszámoljuk mennyi van a pénzes dobozban
(vagy zacsiban, vagy kinek mi), zárás után mennyi van ugyanott, a
kettő közötti különbség pedig a napi bevétel. Na ezt az
összeget kell vezetni az excel táblázatban vagy a kockás
füzetben.
Természetesen
mindezt a józan ész keretein belül: ha a könyvelés szerint múlt
hónapban keresett €1000-t a péksütikkel majd begurul a piacra a
Bentely-vel, akkor nyilván számíthat néhány keresztkérdésre az
ír adóhivatal (egyébként általában nagyon kedves és
segítőkész) munkatársaitól...
Néhány
további megjegyzés:
- Nem győzzük eléggé hangsúlyozni, hogy mind a kiadásokat, mind pedig a bevételeket próbálják meg egy közös, összesített felületen vezetni, a kimenő-bejövő tranzakciókat pedig minél előbb rögzíteni. Főleg a kezdő vállalkozók (egyik) legfőbb kihívása az adminisztráció, „hej, ráérünk arra még”, aztán amikor eljön a bevallás ideje, akkor lehet kapkodni meg fejvakarni, hogy na akkor mi is volt meg honnan is kéne összeszedegetni...
- Írországban nincsenek álruhás adóellenőrök, nem szükséges pénztárgép és sokan sok helyen nem adnak se blokkot se számlát. És láss csodát: a bemondásos bevallás itt mégis működik.
- A fentiek akkor is érvényesek, ha írországi vállalkozása áfára regisztrált. Nagyon fontos azonban, hogy a számla adásától vagy nem adásától függetlenül a bejövő áfa tartalmat mindenképp nyilván kell tartani! Ennek legegyszerűbb módja az áfás számla kiállítása, hisz abból egyértelműen látszik az áfa kulcs és az áfa összege, ezért áfára regisztrált vállalkozás esetén mi mindenképp javasoljuk, hogy „szokjanak rá” a számla kiállítására!
*
* * * *
Minket pedig továbbra is megtalálnak honlapunkon keresztül: www.cegalapitasirorszagban.info